Mitarbeiterorientiert und zukunftssicher

Viele Handwerksbetriebe stehen vor der gleichen Herausforderung: Der Betrieb läuft, die Auftragslage stimmt – doch die Organisation ist stark auf den Inhaber zugeschnitten. Spätestens wenn eine Unternehmensnachfolge ansteht, wird klar, wie entscheidend strukturierte und transparente Geschäftsprozesse für die Zukunftsfähigkeit sind. 

Ein Beispiel dafür liefert der Malerbetrieb Fortmann aus Friesoythe, ein familien-geführter Handwerksbetrieb für individuelle Innenraumgestaltung sowie WDVS-Arbeiten, Malerarbeiten im Außenbereich und Außenputzarbeiten.

Seit der Gründung im Jahr 2004 entwickelte sich das Unternehmen kontinuierlich weiter – vom Einzelunternehmen hin zu einer GmbH mit rund zehn Mitarbeitenden. Mit Blick auf die geplante Übergabe an die nächste Generation entschied sich der Betrieb bewusst dafür, die internen Abläufe grundlegend zu optimieren. Dabei konnte der Betrieb das mitarbeiterorientierte Förderprogramm INQA-Coaching nutzen.

„Uns war klar: Eine erfolgreiche Nachfolge bedeutet nicht nur, Maschinen und Kunden zu übergeben, sondern vor allem Wissen, Strukturen und Verantwortung“, erklärt die Inhaberin Claudia Fortmann. Ziel des Digitalisierungsvorhabens war es, den Betrieb so aufzustellen, dass er weniger abhängig von einzelnen Personen ist und auch für den Sohn Janek als künftigen Nachfolger transparent und steuerbar bleibt. Ein zentraler Hebel war dabei die Optimierung der Geschäftsprozesse. Historisch gewachsene Abläufe wurden überprüft, neu gedacht und digital unterstützt. Unterstützt wurde der siebenmonatigen Veränderungsprozess durch die INQA-Beratungsstelle in Oldenburg und einen zertifizierten Coach, als direkter Ansprechpartner im Betrieb. Anhand einer mitarbeiterorientierten Methode wurden die Betroffenen zu Beteiligten gemacht, haben neue Lösungen entwickelt, ausprobiert und umgesetzt.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden. Veränderungen wurden nicht „von oben“ entschieden, sondern gemeinsam erarbeitet. Workshops, Feedbackrunden und Schulungen sorgten dafür, dass neue Prozesse akzeptiert und im Alltag gelebt werden. „Wir haben uns beim Digitalisierungsprozess hauptsächlich auf die Koordination zwischen Baustelle und Büro konzentriert und eine digitale Zeiterfassung eingeführt. Das ist ein großer Vorteil für die Mitarbeitenden.“, betont Janek Fortmann. 

Die Ergebnisse sind deutlich spürbar. Mehr Transparenz in allen Projekten weniger administrativer Aufwand, klar geregelte Zuständigkeiten, Entlastung der Geschäftsführung, bessere Vorbereitung auf die Unternehmensnachfolge. Gerade für Handwerksbetriebe, die eine Übergabe innerhalb der Familie planen, bieten strukturierte Prozesse eine wichtige Grundlage, um Verantwortung schrittweise zu übergeben. Carmen Beyer, die Leiterin der INQA-Beratungsstelle, ergänzt: „Betriebe können meist nicht die Kosten für Beratungen aufbringen. Mit unserem Förderprogramm werden Beratungsleistungen zu 80 Prozent gefördert und im Mittelpunkt stehen die Beschäftigen.“

Neben der Prozessoptimierung investiert der Betrieb gezielt in Ausbildung und Fachkräftesicherung. Moderne Arbeitsplätze, ein eigener Ausbildungsraum und individuelle Förderung gehören ebenso dazu wie eine klare Perspektive für junge Mitarbeitende. Mit der geplanten Übernahme durch den Sohn – ausgebildeter Malermeister – ist die Zukunft des Unternehmens langfristig gesichert. Die Kombination aus handwerklicher Qualität, klaren Prozessen und einer modernen Organisationsstruktur macht den Betrieb heute weniger anfällig und deutlich übergabefähiger.